Auf welche überflüssigen Handgriffe kannst Du verzichten?

Überflüssige Handgriffe, die uns Zeit kosten, die uns im flüssigen Tun aufhalten, die uns nerven.

Wenn wir sie nicht mehr tun, dann können wir nicht nur Zeit sparen.

Nein, wir schaffen uns Freiraum für die Dinge, Menschen, Aktiviäten, die uns wichtig sind.

Ein Baustein, den ich liebe und in meinem Büroalltag intergiert habe: das sind Textbausteine.

Textbausteine, die uns in Textverarbeitungsprogrammen oder bei unseren Mails helfen können mit zwei Taste-Clicks komplette Texte einzufügen*. Diese Idee haben wir weiterentwickelt. Und zwar haben wir uns gefragt, wie uns die Auto-Korrektur helfen kann, wiederkehrende Texte wie Grußformeln oder den eigenen Namen schneller zu tippen. Und siehe da – ich kann in Outlook z.B. hinterlegen, dass aus „hg“ ganz schnell „Herzliche Grüsse“ wird. Und auch „cn“ „Cordula Nussbaum“. **

Zeit sparen? Wozu?

Du meinst, dieser Tipp spart mir doch nur ein paar Sekunden?

Ja, das stimmt.

Wobei oftmals sind es sicherlich 10 – 15 Sekunden.

Da ich mich nämlich prinzipiell vertippe, und statt „Cordula Nussbaum“ „cOrdla Nussbuam“ schreibe!

Dann muss ich mit dem Cursor zurückspringen, korrigieren. Das kostet Zeit – und vor allem nervt es. Und das bedeutet, ich kann mit diesem kleinen Trick (man könnte es auch Lifehack nennen 🙂 zum Einen Zeit sparen, aber viel wichtiger: ich schone meine Nerven und fühle mich souveräner im Tun.

So kannst Du Zeit sparen mit Textbausteinen – Anleitung für Outlook

Erstelle Dir für Deine Mails Schnellbausteine für die häufigsten Formulierungen. Natürlich „kostet“ das Erstellen zunächst Zeit, doch die haben wir in der Regel sehr schnell wieder drin.

*So geht es in Outlook (Bitte suche Dir für andere Programme die jeweilige Anleitung selbst heraus, danke!)

  • Erstelle eine „neue Mail“ ( Klick auf „neu“, oder über die Tastenkombination „Strg“ + „N“).
  • Schreibe den Text, den Du künftig erneut verwenden möchtest.
  • Markiere den Text (linke Maustaste gedrückt halten und über die Passagen ziehen).
  • Gehe hoch in die Registerkarte „Einfügen“.
  • Dort Klick auf „Schnellbausteine“, dann auf „Speichern“.
  • Es öffnet sich ein Fenster. Dort gebe dem Textbaustein noch einen aussagekräftigen Namen. Du kannst auch andere Optionen und Formatierungen bearbeiten.
  • Klick auf „OK“ und der Baustein wird gespeichert.
  • Dann kannst Du diesen Baustein stets über die Registerkarte „Einfügen“ unter „Schnellbausteine“ auswählen. Oder Du schreibst die ersten Buchstaben des Bausteins direkt in die Mail und  – magisch – der komplette Text erscheint, sobald z.B. Outlook den Text sicher zuordnen kann.

**Und so kannst Du Zeit sparen mit der Autokorrektur in Outlook

  • Gehe auf die Lasche „Datei“, dann auf „Optionen“.
  • Wähle „Email“
  • Der 2. Punkt von oben ist der Punkt „Rechtschreibung und Auto-Korrektur“
  • Klicke dann auf „Autokorrektur-Optionen“ und trage dann ein, welche Tastenkombination Du ersetzen willst. ACHTUNG: bei geläufigen Kombinationen ersetzt es das auch im normalen Text!!!!!!! Nicht empfehlenswert ist z.B. die Kombi „ag“ für „Anton Grossmeister“, weil sonst aus Ihrer Mail „wir liefern unser Aggregat innerhalb von 30 Tagen“ folgendes wird: „Wir liefern unser Anton Grossmeistergregat innerhalb von 30 TAnton Grossmeisteren“. Und dann konntest Du nicht wirklich Zeit sparen. 🙂

Ich wünsche Euch viel Spaß damit und ende mit einer Nach-Denk-Frage: Welche überflüssigen Handgriffe kannst Du einsparen? Welche Ideen lebst Du bereits? Was könntest Du mal ausprobieren? Auf was willst Du in den nächsten Tagen verzichten?

Poste Deine Ideen hier unten als Kommentar. Ich freue mich!