Pareto-Prinzip: so bringt Dir die 80-20-Technik wirklich was

Zählst Du Dich auch zu den Perfektionisten? Zu den Menschen, die an einer Sache lieber länger als kürzer dran bleiben, um sie richtig, richtig gut zu machen? Die ständig 180 Prozent liefern anstatt auch mal „fünf gerade sein zu lassen“ und sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu fokussieren?

Ja, es ist eine große Kunst zu wissen, wann Perfektion nötig ist. Und wann wir einfach mal wieder wertvolle Zeit und Energie vergeuden – weil eh keiner merkt, wieviel Zeit und Herzblut wir investiert haben!

Gerade für sehr perfektionistische Menschen kann eines meiner Lieblingstools, das Pareto-Prinzip, helfen, wertvolle Lebenszeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben zu gewinnen. 😊

Denn nach dem Pareto-Prinzip reicht oftmals schon ein geringer Zeitaufwand aus, um etwas wirklich Gutes – und Ausreichendes – zustande zu bringen.

Kennst Du das? Im (Business-)Alltag geraten wir leicht in Aktionismus: 20 Tasks auf der To-do-Liste, drei Meetings am Vormittag, fünf offene Tabs im Browser. Aber wie viele dieser Dinge zahlen wirklich auf unsere Ziele ein? Das Pareto-Prinzip erinnert uns daran: Nicht alles hat den gleichen Hebel. Oft bringen 20 % der Aufgaben rund 80 % der Ergebnisse. Wer diesen Hebel identifiziert – spart Zeit, Nerven und Energie.

Aber Achtung: Das Pareto-Prinzip ist kein Dogma! Es geht nicht darum, mit maximaler Effizienz durch den Tag zu rasen – sondern darum, bewusst zu wählen, was wirklich zählt. Gerade in einer Welt, in der Tempo oft mit Produktivität verwechselt wird, braucht es einen achtsamen Umgang mit Prinzipien wie diesem. Und auch kreative Menschen und kreative Chaoten profitieren davon. Warum? Weil sie durch kluge Fokussierung mehr Raum für Ideen und Flow-Momente gewinnen. Wenn du weißt, was wirklich wirkt, musst du dich nicht ständig verzetteln – und kannst deine kreative Energie gezielt einsetzen.

WOHER KOMMT DAS PARETO PRINZIP?

Ein kurzer Ausflug in die Geschichte: Das Pareto-Prinzip geht zurück auf den italienischen Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto (1848–1923). Er entdeckte das Prinzip ursprünglich nicht als Zeitmanagement-Methode, sondern im Rahmen seiner wirtschaftlichen Forschung. Pareto beobachtete Ende des 19. Jahrhunderts, dass in Italien etwa 80 % des Grundbesitzes im Besitz von 20 % der Bevölkerung war. Dieses Ungleichverhältnis faszinierte ihn – und er stellte fest, dass sich ähnliche Verteilungen auch in anderen Ländern und wirtschaftlichen Kontexten wiederfinden ließen. Ja sogar in seinem Garten fand er diese Verteilungsmuster wieder: Rund 20 Prozent der Erbsenpflanzen trugen 80 Prozent der Erbsen.

Ursprung der 80/20-Regel:

Später wurde dieses statistische Muster von anderen Forschern auf verschiedene Lebens- und Arbeitsbereiche übertragen – z. B.:

• 80 % des Umsatzes stammen von 20 % der Kunden,

• 80 % der Fehler entstehen durch 20 % der Ursachen,

• 80 % der Ergebnisse kommen durch 20 % des Aufwands zustande.

Die „80/20-Regel“ war geboren – und wurde schließlich als Pareto-Prinzip bekannt.

Wichtig zu wissen:

Es geht nicht um exakte Prozentzahlen. Die „80/20-Verteilung“ steht vielmehr sinnbildlich für ein asymmetrisches Verhältnis zwischen Aufwand und Wirkung. Das Pareto-Prinzip hilft dabei, Prioritäten zu setzen – in der Wirtschaft, im Projektmanagement, in der persönlichen Zeitplanung oder bei der Aufgabenverteilung. Das 80/20-Prinzip zeigt, dass nicht alles gleich wichtig ist. Und genau darin liegt die Magie: Wenn wir lernen, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren, können wir mit weniger Aufwand mehr erreichen – und das gilt nicht nur für die Wirtschaft, sondern auch für unseren Alltag.

Pareto-Prinzip im Alltag: Weniger tun, mehr erreichen

Kommen wir also zu der Frage, die uns alle interessiert: Wie wende ich das Pareto-Prinzip in meinem Alltag an? Vielleicht kennst Du das Gefühl, eine lange To-Do-Liste abzuarbeiten, nur um am Ende des Tages das Gefühl zu haben, nichts Wichtiges geschafft zu haben. Das liegt oft daran, dass wir uns in Kleinigkeiten verlieren, statt uns auf die wenigen Dinge zu konzentrieren, die wirklich zählen.

1. Identifiziere Deine 20 Prozent-Aufgaben

In jeder Aufgabe, in jedem Projekt, gibt es bestimmte Aspekte, die wichtiger sind als andere. Frage Dich: Welche Tätigkeiten bringen mich meinen Zielen tatsächlich näher? Das sind Deine 20 Prozent-Aufgaben, auf die Du Dich konzentrieren solltest. Ein Beispiel: Wenn Du im Kundenservice arbeitest, könnten 20 Prozent der Kundenanfragen für 80 Prozent der Kundenzufriedenheit sorgen. Indem Du Dich also auf die Fragen konzentrierst, die immer wieder auftauchen, könntest Du eine große Wirkung erzielen.

2. Zeit und Energie auf das Wesentliche lenken

Hast Du manchmal das Gefühl, dass Deine Energie tagsüber einfach verpufft? Nutze das Pareto-Prinzip, um Deine Energie gezielt auf das zu lenken, was wirklich zählt. Vielleicht merkst Du, dass Du morgens besonders produktiv bist – dann plane Deine 20 Prozent-Aufgaben in den Vormittag. Versuche, in dieser Zeit möglichst wenig Ablenkungen zuzulassen, damit Du in den Flow kommst und wirklich produktiv bist.

3. Sag Nein zu unnötigem Ballast

Das Pareto-Prinzip kann auch eine gute Ausrede sein, um unnötige Aufgaben abzugeben oder sie ganz zu streichen. Überlege Dir: Welche Aufgaben könntest Du delegieren oder sogar ganz streichen, weil sie kaum Einfluss auf Dein Ziel haben? Oft hängen wir an bestimmten Aufgaben nur, weil sie zur Routine gehören oder weil wir uns verantwortlich fühlen. Doch wenn Du den Mut hast, Dich von ihnen zu lösen, schaffst Du Platz für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Das Pareto-Prinzip im persönlichen Bereich

Das 80/20-Prinzip beschränkt sich nicht nur auf die Arbeit. Auch in unserem Privatleben können wir es nutzen, um uns zu entlasten und mehr Raum für die schönen Dinge im Leben zu schaffen

Folgende 5 Fragen können Dir helfen, das Pareto-Prinzip für Dich optimal zu nutzen

Frage #1 Was muss tatsächlich erledigt werden?

Beispiel: Du schreibst eine Einladung zum Meeting in rund 10 Minuten, verbringst aber weitere 40 Minuten damit, kreative Formulierungen und schöne Wortbilder zu finden, sie mit Cliparts zu verzieren und eine witzige Schrift zu formatieren. Inhaltlich war Deine Einladung bereits nach 10 Minuten (=20 % Zeiteinsatz) gut und Du hättest sie abschicken können. Die restlichen 40 Minuten (=80 Prozent Zeiteinsatz) hast Du das Schreiben aber nur um 20 % Prozent verbessert.

Noch ein Beispiel: Du hast 2 Tage Zeit und musst für Deinen Chef oder Dein Team zu einem bestimmten Thema recherchieren und das Ergebnis zur Besprechung als Präsentation aufbereiten. Anstatt Dich jetzt in eine stundenlange Recherche zu stürzen, überlegst du Dir, welche Informationen und Aspekte für Deinen Chef/Team wirklich relevant sind, um beim nächsten Treffen weiterarbeiten zu können.

Nun konzentriert sich Deine Recherche nur auf diese wesentlichen Informationen.

Bei dem Zeitaufwand für die Präsentation gilt anschließend erneut sich die Frage der Priorisierung zu stellen. Optischer Schnickschnack ist zwar schön, aber zeitraubend und für das Resultat nicht relevant. Nutze also das Pareto-Prinzip und konzentriere Dich auf die wichtigsten Aspekte: den Inhalt in eine grobe Form zu bringen

Ähnlich ist es beim Aufräumen: Es ist Samstag Nachmittag und es kündigt sich ein Besuch an. Du hast eine Stunde Zeit, um die Wohnung sauberzumachen. In dieser Stunde erledigst du nach dem Pareto-Prinzip also gerade mal das Wichtigste. Zum Beispiel, das dreckige Geschirr in die Spülmaschine räumen, alles war herumliegt sammelst Du in einen Korb, vergammelte Kleidungsstücke in den Wäschekorb, Du machst das Bett, Staubsauger an und schon sieht die Wohnung in kürzester Zeit auf den ersten Blick ganz passabel aus.

Mach Dir bewusst, dass bestimmte Aufgaben nicht so oft und gründlich erledigt werden müssen, um einen sichtbaren Erfolg zu erzielen.

Frage #2 Welche Kriterien sind mir besonders wichtig?

Beispiel: Eine Personalleiterin in einem mittelständischen Unternehmen. Ihre Leute liegen ihr sehr am Herzen, sie nimmt sich für jedes Mitarbeitergespräch sehr viel Zeit und fasst die besprochenen Inhalte danach detailliert zusammen. Wenn sie ein Zeugnis schreiben soll, so nimmt sie sich dafür mehrere Stunden Zeit und zaubert ein einfühlsames und treffendes Zeugnis. Eines Tages brauchte ein Mitarbeiter innerhalb von 30 Minuten ein Zeugnis – und siehe da, die Personalleitrein schaffte es in dieser Zeit, hatte aber ein schlechtes Gewissen, dass sie es diesmal „nicht perfekt“ gemacht hatte. Am kommenden Tag bedankte sich der Mitarbeiter, für die einfühlsamen und treffenden Worte. Die Personalleiterin war baff. Sie lernte daraus, dass ihr Perfektionismus und der Zeitaufwand für die anderen Schreiben total überzogen war.

Mach Dir also bewusst, dass Du den Grad der Erfüllung den Erwartungen der Adressaten angleichen darfst. Damit könntest Du in vielen Fällen die Ansprüche an Dich selbst herunterschrauben, denn oftmals goutieren die Empfänger Deiner Leistung den Aufwand nicht bzw. nehmen ihn gar nicht wahr.

Frage # 3 Was kann ich im Rahmen meiner Ressourcen erreichen?

Oft versuchen gerade die Kreativen Chaoten mit hochgekrempelten Ärmeln das Unmögliche möglich zu machen. Und wird ein Fehler gemacht, kämpfen sie an allen Fronten gleichzeitig, statt zu akzeptieren, dass ihnen nur begrenzte Zeitressourcen zur Verfügung stehen, die ihren hohen Erwartungen im Weg stehen. Deshalb braucht es bei der Umsetzung des Pareto-Prinzips, Mut zum Halbfertigen und zur Lücke.

Statt nach Perfektion zu streben, sollte man Dinge einfach ausprobieren, testen und dann überlegen, ob eine Richtungskorrektur nötig ist. Dazu ist es hilfreich sich beispielsweise am Ende der Woche sich diese Fragen zu stellen

👍Was hat mich weitergebracht?

👎Wo habe ich Zeit verschwendet?

👎Was hat kein Ergebnis gebracht?

Frage #4 Welches Ergebnis will ich erreichen?

Beispiel: Eine Firma, beschließt, statt Weihnachtskarten nur noch -E-Mails an Kunden zu schicken. Auf den ersten Blick scheint das Sinn zu machen: minimaler Aufwand, gutes Ergebnis. Doch E-Mails haben nicht denselben Wert wie eine Karte. Das Ziel, dem Kunden zu zeigen, dass man ihn wertschätzt, wird so nicht erreicht.

Deshalb ist es wichtig das Pareto-Prinzip nicht unreflektiert anzuwenden und immer nach dem Ergebnis/Ziel zu fragen, das Du erreichen willst! Was ist das Hauptziel?

Im Weihnachtskarten-Beispiel hat sich das Unternehmen: nicht auf die Kundenbindung, sondern nur auf die zeitoptimierte Aufgabe, dem Versand der Weihnachtsgrüße per Mail konzentriert. Sinnvoller wäre gewesen, darüber nachzudenken, mit welchen Kunden die Firma die besten Geschäfte (20 %) macht – und nur denen eine Karte zu schicken.

Frage #5 Wie finde ich heraus, was zu den wichtigen 20 % gehört?

Häufig nutzen wir Dinge nach dem Pareto-Prinzip 🙂

In 80 % unserer Zeit tragen wir zum Beispiel 20 % der Klamotten. Wir kochen die meisten Gerichte mit nur 20 % unserer Küchengeräte. Die restlichen 80 % des Besitzes werden lediglich aufbewahrt, hin- und wieder gereinigt und kosten uns Zeit, in den überquellenden Schränken etwas zu finden. Beantworte Dir die Frage: was Du hauptsächlich nutzt, und dann weg mit dem Rest!

Fazit: Der Zauber des Pareto-Prinzips

Das Pareto-Prinzip ist ein wunderbares Werkzeug, um mehr Struktur und Leichtigkeit in unseren Alltag zu bringen. Es hilft uns, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren und bewusster mit unserer Zeit und Energie umzugehen. Doch wie bei allem im Leben gilt: Finde Deinen eigenen Weg! Nutze das Prinzip als Leitlinie, nicht als Regel. Denn am Ende geht es nicht darum, jeden Moment perfekt zu nutzen, sondern um die kleinen, bewussten Entscheidungen, die uns näher zu dem bringen, was wirklich zählt.

Weitere Tipps und Impulse zur Umsetzung des Pareto-Prinzips findest Du gerne in meinem Online-Kurs: MEHR ZEIT FÜR MICH!

(Der Beitrag wurde im Juli 2025 frisch aufbereitet)