Kennst du das? Egal, ob du ein Projekt für den Chef vorbereitest, die Steuererklärung machst oder deinen Kleiderschrank ausmistest – irgendwie dauert alles immer so lange, wie du dafür Zeit einplanst. Ein Phänomen, das der britische Historiker Cyril Northcote Parkinson schon in den 1950er-Jahren in einem Satz auf den Punkt brachte: „Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Das sogenannte Parkinsonsche Gesetz beschreibt also, warum wir oft länger brauchen, als eigentlich nötig wäre.

Ein Beispiel: Wenn du dir für eine Aufgabe drei Stunden Zeit gibst, wirst du die drei Stunden auch ausfüllen – selbst wenn die Aufgabe in einer Stunde erledigt sein könnte. Klingt seltsam? Ist es aber nicht, wie du gleich sehen wirst.

Denn vielleicht erinnerst Du Dich noch aus dem Physik-Unterricht an das »Gas-Prinzip«? Einem physikalischen Gesetz zufolge dehnt sich ein Gas umso weiter aus, je mehr Raum es hat. Verkleinern wir das Gefäß, wird auch das Gas komprimiert. Vergrößern wir das Gefäß, dann dehnt sich auch das Gas entsprechend aus.

Und genau wie sich ein Gas verhält, so verhält es sich auch mit Deinen Aufgaben! Aufgaben dehnen sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht! Aber keine Sorge – wenn du das Prinzip dahinter verstehst, kannst du den Spieß umdrehen und es für dich nutzen!

Parkinsons Gesetz – Was steckt dahinter?

Das Parkinsonsche Gesetz geht auf den britischen Historiker Cyril Northcote Parkinson zurück. In den 1950er-Jahren stellte er fest, dass Bürokraten ihre Arbeit oft unnötig in die Länge ziehen, um beschäftigt zu wirken. Was damals nur für Verwaltungsarbeit galt, ist heute ein Phänomen, das uns alle betrifft. Egal, ob im Büro, beim Lernen oder im Haushalt – sobald wir uns viel Zeit für eine Aufgabe nehmen, neigen wir dazu, sie auch voll auszuschöpfen.

Im Grunde beschreibt Parkinsons Gesetz die Tendenz, Zeit ineffizient zu nutzen und Aufgaben „aufzublasen“, wenn wir uns keine strikten Grenzen setzen. Je mehr Zeit wir für eine Aufgabe haben, desto weniger Druck verspüren wir und desto häufiger lassen wir uns von Kleinigkeiten ablenken oder vertiefen uns in unwichtigen Details.

Vielleicht kennst du das von Deadlines, die uns plötzlich einen enormen Leistungsschub verleihen, weil wir unter Druck arbeiten. Die Deadline zwingt uns förmlich, uns zu fokussieren und effizienter zu arbeiten.

Die Fallen von Parkinsons Gesetz im Alltag

Viele Menschen merken gar nicht, wie sehr sie unter dem Einfluss dieses Gesetzes stehen. Häufige Fallen im Alltag sind:

  1. Überoptimierung: Wenn wir viel Zeit haben, machen wir uns oft Gedanken über jedes noch so kleine Detail, das letztlich kaum Einfluss auf das Ergebnis hat.
  2. Prokrastination: Wenn die Deadline noch weit entfernt ist, neigen wir dazu, die Aufgabe vor uns her zu schieben, statt sie direkt anzugehen. Besonders bei größeren Projekten ist der Gedanke „Ich habe ja noch genug Zeit“ weit verbreitet.
  3. Aufgaben aufblasen: Wenn wir uns zu viel Zeit einplanen, füllen wir diese oft mit zusätzlichen (unnötigen) Tätigkeiten oder verkomplizieren die Aufgabe.

Diese Fallen kosten uns Zeit, Energie und führen oft dazu, dass wir Projekte mit deutlich mehr Stress und Hektik abschließen.

Und was hat das bitte mit Zeitmanagement zu tun?

Ganz einfach: Wenn Du für eine Aufgabe 60 Minuten Zeit hast, dann wirst Du diese Zeit auch füllen. Selbst wenn Du die Arbeit auch locker in 30 Minuten hättest gut schaffen können – wir nutzen die Zeit, die uns zur Verfügung steht.

Aus diesem Grund ist es im Sinne des Parkinsonsches Gesetzes absolut genial, wenn wir den Spieß umdrehen und nicht so lange arbeiten, wie wir Zeit haben, sondern solange arbeiten, wie wir an dieser Aufgabe arbeiten wollen. Das bedeutet, Du selbst begrenzt von vornherein den Zeitaufwand für eine bestimmte Aufgabe auf das Maß, das Dir für diese Aufgabe angemessen erscheint. Besonders für die Perfektionisten unter uns ist das ein super Tipp. Denn er schützt uns selbst vor zu perfektem Tun. „Sorry, mehr war in der Zeit nicht möglich!“ 🙂

Parkinsonsches Gesetz: So wendest Du es konkret an

  • Überlege ab sofort bei Deinen Aufgaben, wieviel Zeit Du ihnen wirklich widmen möchtest.

  • Setze Dir für jede Tätigkeit eine klare Zeitgrenze, z.B.:

      • 10 Minuten für diese eine Mailantwort
      • 30 Minuten fürs Badputzen am Samstag
      • 20 Minuten für Deinen täglichen „Morgenlauf“ im Haushalt
      • einen halben Tag für die Steuererklärung
  • Trage Dir für umfangreichere Aufgaben ruhig Zeitinseln (Timeboxing) in Deinen Kalender ein.

  • Für kleinere Aufgaben tue das bitte nicht – das wäre zu aufwändig

  • Stelle Dir gerne einen Wecker auf die von Dir gewünschte Zeitspanne. Vielleicht kennst Du das aus dem Arbeiten mit der Pomodoro-Technik

  • Höre wirklich auf zu arbeiten, wenn die von Dir festgelegte Zeit um ist

Wie du Parkinsons Gesetz für Dich optimal nutzt

WICHTIG: Es geht bei diesem Ansatz nicht darum, künstlichen Zeitdruck oder gar Stress zu erzeugen. Nein, es geht darum, Deine Aufgaben effizient und zielgerichtet zu erledigen. Hier einige weitere Tipps, wie du das schaffst:

  1. Setze dir realistische, aber knappe Zeitlimits
    Teile deine Aufgaben in kleinere Blöcke auf und gib dir für jeden Block ein spezifisches, knappes Zeitfenster. So hast du klare Etappen und kommst schneller voran, ohne dich zu überfordern.
  2. Nutze das „Vier-Minuten-Prinzip“
    Kleinere Aufgaben, die sich in weniger als vier Minuten erledigen lassen, solltest du direkt angehen. So verhinderst du, dass sie sich ansammeln und später in einer langen To-Do-Liste enden.
  3. Begrenze deine Deadlines aktiv
    Setze dir bewusst kürzere Deadlines und bleibe bei diesen Fristen. Selbst Teams, die Deadlines verkürzen, erzielen oft bessere Ergebnisse, weil sie fokussierter und produktiver arbeiten.
  4. Plane bewusst Pufferzeiten ein
    Statt eine Aufgabe von Anfang an großzügig zu planen – und damit ins Trödeln zu geraten – füge lieber am Ende Pufferzeiten hinzu. So bleibst du flexibel und bewahrst dir ein wenig Spielraum, falls doch mal etwas Unerwartetes passiert.

Parkinsons Gesetz im Team: Effizienter arbeiten mit gemeinsamen Zielen

Parkinsons Gesetz betrifft nicht nur uns selbst, sondern zeigt sich auch stark im Team- und Unternehmensalltag. Teams tendieren oft dazu, Projekte in die Länge zu ziehen, wenn zu viel Zeit dafür veranschlagt wird. Studien haben gezeigt, dass eine klare Struktur und gemeinsame Ziele helfen, die Produktivität zu steigern.

In Teams, die klare und eher straffe Deadlines setzen, zeigen sich oft diese Vorteile:

  • Mehr Fokus auf das Wesentliche: Mitarbeiter konzentrieren sich auf die wichtigsten Aufgaben und lassen weniger wichtige Details weg.
  • Weniger Meetings, mehr Ergebnisorientierung: Weniger Zeitdruck führt häufig zu einem Anstieg an Meetings. Durch kürzere Deadlines wird der Fokus jedoch auf die Ergebniserzielung gelenkt.

Bonus-Tipp:
Nimm Dir für die Zeit nach Deiner Gas-Effekt-Nutzen-Wollen-Zeitinsel etwas anderes vor!

Mache einen Termin mit anderen Menschen oder erhöhe die Verbindlichkeit des Fertigwerden-Wollens durch einen anderen Pflichttermin. Der durchaus auch schon sein kann. Mir hat beispielsweise das Parkinson Gesetz schon als Jugendliche enorm geholten. Ich erinnere mich an einen Nachmittag, als wir mit der Familie aufs Oktoberfest gehen wollten – ich aber eine riese Menge an Hausaufgaben für den nächsten Tag zu erledigen hatte. Da ich mich auf keinen Fall mehr am Abend nach der „Wiesn“ hinsetzen wollte, habe ich mir vorgenommen in den mir zur Verfügung stehenden 70 Minuten fertig zu werden.

Und tataaaaa – ich war fertig! Die Hausaufgaben waren „ordentlich“ erledigt, mein kleiner Perfektionist in mir schon gedanklich unterwegs zum Oktoberfest :-).

Parkinsonsches Gesetz: Gelassenheit statt Stress!

Zu Beginn wird Dir die Einhaltung des Gas-Gesetzes vielleicht noch schwerfallen.

Weil Dich das „Arbeiten gegen die Uhr“ eher stresst.

Bleib dran!

Es lohnt sich der Arbeit weniger Raum zu geben und Dir damit mehr Zeit!

Mit der Zeit gewinnen wir nämlich an Selbstsicherheit und spüren, wie effizient wir – insbesondere unangenehme – Arbeiten erledigen können.

Wie ist das bei Dir? Wo kannst Du Dich mit dem Parkinsonschen Gesetz von einem „zuviel“ an Zeitaufwand befreieen? Welche Erfahrungen hast Du mit dem Gas-Effekt gemacht? Ich freue mich auf Eure Gedanken als Kommentar.