Wie oft hast Du Dir schon Sätze gesagt wie

„Ich habe keine Zeit für Sport!“
„Ich habe keine Zeit, mal nur nachzudenken und strategisch zu sinnieren!“
„Mitarbeitergespräche führe ich leider meist zwischen Tür und Angel!“
„Urlaub machen? Dafür fehlt mir die Zeit!“

Wie wäre es, wenn Sätze wie diese in Deinem Leben künftig der Vergangenheit angehören?

Ich diesem Artikel erfährst Du, wie Du mit Timeboxing zum aktiven Zeitgestalter, zur aktiven Zeitgestalterin wirst. Und zwar auf eine kreativ-chaotische Art, die auch in der schnelllebigen VUCA-Welt bestens klappt.

Es sind praxiserprobte Hacks, die auch mir das Leben unglaublich erleichtert und verschönert haben.

Habe ich das schon immer so gemacht? Nein! Denn lange Zeit funktionierte ich nach dem Modus „Wenn ich diese und jene Aufgabe erledigt habe, und dann noch Zeit habe, dann …..gehe ich laufen (…..gehe ich strategisch die neuen Projekte durch, ……lerne ich endlich die neue App zu bedienen, treffe ich Freunde…..)“.

Aber bis ich mit allen To-Do´s fertig war, war der Tag vorbei und all die schönen Aktivitäten fielen zuverlässig unter den Tisch. Bis ich das Ganze umdrehte.

Die Idee hinter Timeboxing

Timeboxing heißt wörtlich übersetzt: Zeit einrahmen.
Die Kern-Idee ist: Du legst VOR Beginn einer Aufgabe fest, wie viel Zeit Du dafür investieren willst und blockst dieses Zeitfenster fix in Deinem Kalender.

Das klingt simpel, aber es verändert alles.
Denn Du bestimmst, wie viel Raum eine Aufgabe bekommt – und nicht umgekehrt.

Und das kann auch den Out-of-Box Denkern unter uns helfen, entspannter und produktiver zu sein und Erholungsaktivitäten, sowie Freunde und Familie finden ebenso ihren Platz.

Zeitfenster bewusst gestalten

Ist das eine neue Methode? Nein – beileibe nicht. Im klassischen Zeitmanagement nannte man es früher „Zeiten blocken“, und zwar nach der ALPEN-Methode abgeschätzte Zeiträume. Im Wording der Kreativen Chaoten nannten wir es dann „Zeitinseln“ belegen – mit viel unverplanten Raum dazwischen für spontane Höhenflüge oder überraschend aufpoppende Aufgaben. Und heute – mit New Work und einem agilen Mindset – haben Experten einen „Work-Hack“ daraus gemacht, nämlich das „Timeboxing“.

Suche Dir gerne den Namen aus, der Dir am besten gefällt – wichtig ist nur, dass Du Deine Zeitfenster bewusst planst.

Wir alle wissen: wir werden nie die Zeit für die schönen Dinge des Lebens haben, wenn wir uns die Zeit dazu nicht aktiv nehmen. Im Kern ist das banal – aber in der Alltags-Hektik geht diese Erkenntnis oft unter – und genau hier hilft Timeboxing.  Aus diesem Grund bin selbst ich als Kreative Chaotin dazu übergegangen, mir frühzeitig bewusst Zeitinseln zu verschaffen. Damit ich endlich das tun kann, worauf ich schon so lange Lust habe – aber irgendwie bisher nie die Zeit gefunden habe. Zeitinseln sind wunderschöne Momente im hektischen Terminchaos – und bescheren uns Entspannung und „Kraftschöpfpausen“. So wie die Insel oben im Bild wunderschön im türkisen Meer liegt, und wir sie mit einem Boot aktiv ansteuern müssen, so dürfen wir auch unsere Zeitinseln aktiv steuern 🙂

Hier kommen meine 11 Lieblings-Hacks für entspanntes Timeboxing. Wenn Du magst, hör Dir in der Podcast-Episode gleich auch die 7 wichtigsten Schritte an. Kennst Du meinen Podcast schon? Du findest ihn auf allen gängigen Podcast-Plattformen wie iTunes, Spotify etc.

Meine 11 Lieblings-Hacks, um Timeboxing kreativ und alltagstauglich umzusetzen

🕒 Hack #1: Begrenze Deine Zeit – das Gas-Gesetz

In meinen Seminaren fragen mich häufig die Teilnehmer, wie sie denn abschätzen können, wie lange sie für wichtige Aufgaben in ihrem Kalender Zeit als Zeitinseln reservieren sollen. Ein Weg wäre es, sich zu beobachten, wie lange wir in der Regel für bestimmte (wichtige!) Aufgaben brauchen, und diesen Erfahrungswert als Grundlage zu nehmen. Eine gute Grundlage dafür liefert uns ein Adlerflug – eine Mitschrift über ein paar Tage, die uns schwarz auf weiß zeigt, was wir wann getan und welche Störungen oder Zeitdiebe uns das Leben schwer gemacht haben.

Ein zweiter – charmanterer – Weg ist es, uns selbst eine Vorgabe zu machen, wie lange wir für eine bestimmte Aufgabe brauchen WOLLEN. Warum macht das Sinn? Gemäß dem „Gas-Gesetz (auch bekannt als „Parkinsonsches Gesetz“) braucht eine Aufgabe häufig auch solange Zeit, wie wir ihr geben. Du hast den ganzen Tag Zeit, um eine Präsentation zu erstellen? Du wirst den kompletten Tag brauchen! Du hast 50 Minuten bis zum nächsten Meeting, um Dich vorzubereiten? Du wirst in 50 Minuten startklar sein!

Also: blicke heute auf die anstehenden Aufgaben dieser Woche und lege fest, wie lange Du zur Erledigung brauchen WILLST. Reserviere für wirklich wichtige (!) Aufgaben dann gleich auch ein schönes Zeitinselchen im Kalender und halte Dich daran. Knappe Zeitinseln / Zeitfenster / Timeboxen sind besonders hilfreich für die Perfektionisten unter uns, weil Aufgaben auf diese Weise ein fixes Ende haben.

Nutze die Kraft und Produktivität von klar begrenzten Zeiten – aber übertreibe es nicht.

✨🌴Hack #2: Große Zeitinseln für Deine Herzensprojekte

Nimm Dir in den kommenden Tagen Deinen Kalender zur Hand und blocke Dir Tage schon lange im voraus, die Du dann ganz für Dich nutzen kannst. Für Deine wichtigsten Prioritäten im Leben: Geburtstage der Kinder, ein Wellness-Wochenende in Deinem Lieblingshotel oder eine gute Weiterbildung oder Brainstorming für ein neues Projekt. So kannst Du andere Termine drum herum ansetzen und hast Spaß- und Erholungsmomente in Sicht, auf die Du Dich freuen kannst.

❤️Tipp #3: Kleine Zeitinseln für das Daily Business

Du merkst, dass etwas andauernd zu kurz kommt? Ein bisschen Sport zwischendurch, ein schönes Abendessen…… Reserviere Dir in den nächsten paar Tagen Zeitinseln, in denen Du genau das machen kannst, was schon so lange auf der Strecke bleibt. Trage Dir diese als „Termin mit mir selbst“ tatsächlich in Deinen Terminkalender ein. Das hilft, andere Anfragen für diese Zeit abzublocken. Nimm diese Zeitinseln auch ernst und behüte sie wie einen wertvollen Termin.

🎈✨Hack #4: Spontane Zeitinseln

Gönne Dir selbst immer wieder spontane Zeitinseln, für die Du Dir nichts vornimmst – wirklich nichts! Und freue Dich darauf, einfach mal Zeit für Dich selbst zu haben. Oder eben spontan dies oder jenes unternehmen zu können.

⏱️Hack #5: Timeboxing im Büro

Nutze Zeitinseln auch bei offenen Terminkalendern im Büro. Blocke Dir gezielt Termine, an denen Du Deine eigenen Aufgaben erledigen willst. Und zwar die Aufgaben, die wirklich wichtig sind! Lass Dich nicht von den Dringlichkeiten der anderen hetzen, oder Dich von anderen Menschen ständig verplanen. Auf Nachfragen Deiner Kollegen antworte am besten einfach mit „Da bin ich beschäftigt.“ Wenn Du genug Nachdruck in Deine Stimme legst, wird auch keiner mehr nachfragen. Timeboxing, Zeitinseln oder Blocker können Dir allerdings nur dann helfen, wenn Du sie auch wirklich ernst nehmen. Wenn Du sie verteidigst, und nicht gleich bei der ersten Anfrage wieder „einknickst“ und Deine wirklich wichtigen Prioritäten hintenanstellst. Ja, ich weiß, besonders für die Hanni Herzlichs unter uns ist das eine Challenge – aber stärke Dir den Rücken, es zu tun!

Gib Deine Zeitinseln – besonders Deine „Me-Time“, Dein „Date-mit-mir-selbst“ nur in äußersten Notfällen auf, denn sie sind die Momente, die Dir gut tun und Dir neue Kraft geben.

Um zu mehr Klarheit zu finden, welcher Zeittyp Du bist und welche Strategien Du brauchst, kannst Du gerne unseren kostenfreien Persönlichkeits-Selbstcheck machen.

✏️Hack #6: Mit Konzepten mehr Produktivität, Ruhe und Gelassenheit erleben

Nutze diese Impulse auch gleich mal, um generell Deine Tagesgestaltung zu hinterfragen. In meinen Büchern und Seminaren spreche ich ja nicht von „Zeitplanung“ (das ist ein Wort und eine Herangehensweise für die Systematiker  unter uns), sondern von „Konzepten“. Der Grund: ein „Konzept ist ein grober Entwurf, eine erste Skizze, was wir tun wollen – und jederzeit ist die Einladung eingebaut, hier die Dinge zu verändern. Gut für Kreative Chaoten und für Menschen in einem agilen Umfeld. Gute Konzepte können Wunder wirken, damit wir Kreative Chaoten nicht nur in den Tag hineinleben, sondern am Ende auch noch Zeit für uns haben.

🌞🌙Hack #7: Nutze Deinen Biorhythmus

Überlege Dir, wann Du in der Regel fit bist – und was das für Deine Tagesgestaltung bedeutet. Wann eignet sich welche Uhrzeit am besten für welche Aufgabe? Die meisten Menschen haben Mittags ihr Tief. Warum dann nicht die unwichtigeren Emails beantworten? Oder ein längst fälliges Gespräch mit den Kollegen führen? Langweilige Excel-Tabellen ausfüllen? Wenn Du auf Deinen Biorhythmus und die Prinzipien der Chronobiologie achtest, gehen die Aufgaben viel leichter von der Hand.

⚡Hack #8: „Fluggs“ zwischendurch erledigen

Erledige die nötigen Dinge zuerst. Dazu gehören vor allem „noch kurz in die Dusche springen“, „ganz schnell mein Zeug packen“ und „fluggs noch ein paar Emails schreiben“. So „fluggs“ funktioniert das nämlich meist doch nicht und dann kommen wir ins Rudern. Schiebe Aufgaben, die sowieso getan werden müssen, nicht bis zum letzten Drücker auf. Erledige sie zwischendurch, wenn kein Zeitdruck besteht.

🛟Hack #9: Plane Puffer

Irgendwas kommt immer dazwischen: der Zug hat Verspätung, der Sohn hat sich mal wieder das Knie aufgeschlagen oder die Aufgabe entpuppt sich als Riesen-Monster. Gehe deshalb großzügig mit Puffern um und schaffe Dir Luft. Packe auf jede Tätigkeit nochmals die gleiche Zeit an Puffer drauf – für wirkliches Arbeiten, unvorhergesehene Störungen und Trödeln (Kreativzeit/Rüstzeit). Plötzlich hast Du auch Zeit für nicht ganz so wichtige Aufgaben, die Du ganz leicht zwischenrein schieben kannst. Aber gehe nicht der Versuchung auf den Leim, die Puffer mit einzuberechnen: „Eine Stunde Arbeit, eine Stunde Puffer: Da hab ich also zwei Stunden Zeit.“

Hüte Dich bei zu großzügigen Puffern vor dem „Gas-Effekt“ (siehe oben). Viele Kreative Chaoten verwechseln aber auch gerne die Zeit, in der sie etwas schaffen wollen mit der Zeit, in der sie etwas schaffen können („Das schaff ich heut locker noch!“). Falls Du zu diesen Kandidaten gehörst, gib immer noch einmal die Hälfte der Zeit drauf, die Du eigentlich dafür ansetzen würdest. Dann bist Du auf der sicheren Seite, und musst nicht am nächsten Tag die Aufgabe erneut anpacken, um sie fertig zu machen.

🔄Hack #10: Entwickle kleine Rituale oder Routinen

Routine ist eigentlich ein absolutes „Bäh-Wort“ für Kreative Chaoten – nenne es lieber Rituale . Routinen und Rituale haben den großen Vorteil, dass sie uns das Nachdenken ersparen. Und denken kostet Zeit. Kleine Routinen erleichtern unseren Alltag ungemein: jeden Samstag Wäsche waschen, Montag abends Schwimmen gehen, jeden Morgen fünf Minuten Turbo-Aufräumen… Und wenn das mal nicht in unsere spontanen Pläne passt, dann wird es halt verschoben. Ausnahmen gehören schließlich zur Routine 🙂

🎯📌Hack #11: Timeboxing nur für das Wesentliche

Viele Menschen nutzen Tagesplanung, Timeboxing, Zeitblocker oder wie immer sie es nennen, um alle Aufgaben penibel zu planen. Du auch? Hältst Du Dich dann auch an Deine Pläne, und hast Du Freude dabei? Dann bitte weiter so! Wirft das wahre Leben aber immer wieder die sauberen Pläne über den Haufen, und/oder es kostet Dich viel Energie, diese akkuraten Kalendereinträge zu machen, dann lasse bitte viiiiiiiiieeeeeel Luft in Deinen Kalendereinträgen. Schreibe nur die Aufgaben und Aktivitäten rein, die Du unbedingt, unbedingt zum vorgesehenen Zeitraum machen willst – alles andere lasse bitte in Deiner  „Reisenden-To-Do-Sammlung“. Das erspart Dir viel Frust und wertvolle Lebenszeit, weil Du Unerledigtes nicht immer und immer wieder anpacken musst.

Weitere Tipps und Impulse zur Umsetzung für mehr Zeit findest Du gerne in meinem Online-Kurs: MEHR ZEIT FÜR MICH!