Teile allen betroffenen Personen frühzeitig mit, wann Du nicht erreichbar sein wirst – und zwar wirklich nicht erreichbar. Wenn allen bewusst ist, dass Du abschaltest, werden sie Probleme erst mal allein zu lösen versuchen, oder Dich bereits vorher fragen.

Falls Du vertreten werden kannst: Regle die Zuständigkeiten während Deiner Abwesenheit rechtzeitig, damit sich Deine Kollegen einarbeiten können.

Bereite alle nötigen Informationen für Deine Kollegen vor. Haltet Zwischenergebnisse schriftlich fest. Das ist auch für Dich selbst nach dem Urlaub sehr hilfreich, um wieder reinzukommen.

Mache eine Liste mit Dingen, die nach dem Urlaub erledigt werden müssen – also eine „Post-Holiday-reicht-immer-noch-mich-zu-kümmern-Sammlung„. So hast Du die Sachen während Deiner freien Zeit aus dem Kopf.

Kläre ab, ob Du für Notfälle wirklich, wirklich, wirklich erreichbar sein musst und vereinbart, auf welchem Weg Du kontaktiert werden darfst.

Damit Du nach dem Urlaub nicht in der Email-Flut ertrinkst, richte eine Weiterleitung für alle Newsletter, Protokolle, etc. ein, die direkt in einem Unter-Ordner „Lesen-wenn-ich-Zeit-und-Lust-habe“ landen. Stoppe die Abos von allen Lettern, die Du eh nicht mehr brauchst (nur nicht die news-to-use 😉 ).

Richte eine Abwesenheits-Benachrichtigung ein für Deine Mails – und beachte dabei meinen Lieblingstipp für ein entspanntes Zurückkommen (siehe unten 🙂)

Falls Ihr ein Chat-Programm wie Slack oder Teams nutzt, vergiß nicht, Deinen Status auf „Abwesend“ zu setzen.

Ändere auch Deinen Voice-Mail-Text am Smartphone, und gib an, ab wann Du wieder erreichbar bist, bzw. wer Dich in Deiner Abweseneheit vertritt.

Alles, was Du nicht siehst triggert Dich auch nicht! Schiebe Deine beruflichen Apps vom Home-Bildschirm Deines Smartphones weg, damit Du die Symbole nicht mehr direkt im Blickfeld hast

Firmenhandy aus oder an? Das ist eine Grundsatzfrage, die vom Unternehmen allgemein getroffen werden muss. Wenn Du in einer Firma arbeiten, die tatsächlich auch im Urlaub ständige Erreichbarkeit verlangt und Dich das stresst, solltest Du mittelfristig über Alternativen nachdenken. Mach Dir allerdings klar, dass Führungskräfte sehr viel weniger „Bereitschaftsdienst“ fordern, als wir häufig denken. Sprecht das also ganz konkret an!

Tappe nicht in die „Nur-mal-kurz-die-Mails-checken“ Falle. Denn dann war’s das erst mal mit Abschalten. Bleibe also entweder gleich ganz offline. Oder kappe beim Smartphone die Email-Verknüpfung und lösche das Email-Icon auf dem Startbildschirm. So kannst Du surfen, ohne andauernd Nachrichten zu erhalten.

Stelle Push-Notifications Deiner Apps ab.

Vermeide am letzten Urlaubstag bereits Deine Mails zu checken oder erste Telefonate zu führen. Du bist noch im Urlaub! „Sich nur schnell einen Überblick verschaffen“ wirft Dich schneller in den Alltag zurück als es Dir lieb ist. Checken wir bereits vor Arbeitsbeginn unsere E-Mails oder Mailboxen, baut sich unnötiger Druck auf und die Gedankenspirale setzt sich in Gang.

Du glaubst, berufliche Rückfragen in Deiner Freizeit stressen Dich nicht? Forscher der Uni Freiburg haben festgestellt, dass selbst kurze Fragen an einem Sonntagnachmittag die Zufriedenheit mit dem Wochenende spürbar senken. Bei mir persönlich kommt noch erschwerend hinzu, dass ich nach negativen Mails oder Messages mit einem To-do für mich gedanklich nicht mehr abschalten kann. Die Erholung ist gelaufen. (Quelle: LMAA – 66 Mini-Plädoyers für mehr Mut, Leichtigkeit und Gelassenheit, S. 36).

Gehörst Du zu den Menschen, die bei Urlaubsbeginn regelmäßig in das „Oh Gott, nichts zu tun!“-Loch fallen? Dann gönne Dir die ersten Tage etwas, wobei Du fast automatisch abschalten kannst z.B. einen gemütlichen Stadtbummel, einen Surfkurs, usw. Oder willst Du einfach nur schlafen und faul auf der Liege flacken? Dann gönne Dir die Zeit ohne Freizeitstress, nimm Dir gar nichts vor. Dann genieße die Zeit ohne Freizeitstress.

Gönne Dir einen Tag zum Wiederankommen und gedanklich Andocken. Sorge deshalb dafür, dass Dein Abwesenheits-Assistent Deinen ersten Arbeitstag nicht als ersten Antwort-Tag zeigt, sondern lege einen Tag Puffer obendrauf. Wenn Du also z.B. am Montag, den 18. August wieder arbeitest, dann richte als Meldung ein, dass Du gerne „ab 19. August wieder persönlich antwortest“. Das verschafft Dir Luft und verhindert, dass Du am Sonntag zuhause bereits die Mails scannst.

Legt gemeinsam im Team fest, dass idealerweise der jeweils erste Arbeitstag nach Euren Urlauben meetingsfrei bleiben. Gut klappt das, wenn Ihr beispielsweise zu den Hauptferienzeiten die Montage eh prinzipiell meetingfrei haltet.

Was tun mit den Emails nach dem Urlaub? Für mich hat es sich bewährt, erst mal alle Überschriften durchzulesen, um einen Überblick zu bekommen und dann Fähnchen bei den wichtigen Dingen zu setzen, oder bei den Mails, in denen ein „To-Do“ steckt.

Weniger ist mehr. Arbeitsmediziner haben festgestellt, dass wir uns langsam wieder eingrooven müssen – je länger unsere Abwesenheit war, desto länger brauchen wir, bis wir wieder unser Tempo haben. Nimm Dir deshalb in den ersten Tagen weniger vor, als Du gewöhnlich an einem Tag schaffen würdest. Schraube die Ansprüche an Dich selbst runter! Ja, diese Woche dauert alles ein bißchen länger – aber dafür wirst Du danach um ein Vielfaches länger erholt und motiviert arbeiten, als wenn Du Dich gleich wieder in der ersten Woche verschleißt.

Auch wenn es mit Blick auf das Aufgaben-Pensum schwer fällt: mache in der ersten Arbeitswoche mehr Pausen. Das können eine genussvolle Mittagspause (ohne Arbeitsgespräche) sein, ein entspannter Plausch in der Kaffeeküche oder ein 20-sekündiger Blick vom PC-Bildschirm durchs Fenster in die Ferne. Pausen sind der Schlüssel zu langanhaltender Leistungsfähigkeit und Gelassenheit.

Versuche Dich nicht von der Dringlichkeit der offenen Aufgaben antriggern zu lassen. Auch nicht vom Nachhaken der Kollegen. Und auch nicht von den eigenen Ansprüchen. Sortiere offene Aufgaben nach wirklich (!) wichtig und super-dringend. Stelle Dir vor, Du wärst eine Woche länger im Urlaub geblieben. Wäre das schlimm gewesen? In den meisten Fällen nicht 🙂